Chcete byť úspešný? Začnite od stola! - Aktuálna téma - SilnePracoviste.cz
Chcete byť úspešný? Začnite od stola!
Na výkon zamestnanca vo významnej miere vplýva prostredie, v ktorom pracuje. Aj z tohto dôvodu sa v súčasnej dobe snažia mnohé firmy presadzovať vo svojom pracovnom prostredí politiku „čistého stola“. Je čoraz viac zamestnávateľov, ktorí zastávajú názor, že pracovisko zamestnanca by nemalo byť len miesto na výkon práce, ale malo by byť príjemným pracovným prostredím poskytujúcim miesto na koncentráciu, tvorivosť, spoluprácu, ako aj relax. Na to, aby sa zamestnanec na svojom pracovisku pohyboval komfortne s vedomím, že potrebné informácie môže získať jednoducho a rýchlo, mal by dodržiavať zásady politiky „čistého stola“.
Politika „čistého stola“ zabezpečuje firme nielen zvyšovanie produktivity zamestnancov, ale vo výraznej miere prispieva aj k znižovaniu rizika úniku a zneužitia informácií.
Na pracoviskách sa zvyčajne pohybuje množstvo cudzích ľudí, čo predstavuje výrazné riziko, že sa firemné údaje dostanú do nesprávnych rúk. Prax v informačnej bezpečnosti dokazuje, že na Slovensku ešte stále väčšina zamestnancov nevenuje dostatočnú pozornosť informáciám umiestneným na pracovných stoloch a tak sa stáva, že sa neoprávnené osoby mnohokrát nechtiac alebo cielene dostanú k citlivým údajom, ako napr. k informáciám o obchodnej spolupráci, rozpracovanému projektu, osobným údajom zamestnancov, či k zozbieraným dátam od podnikov a pod. Aby nedochádzalo k takýmto situáciám a nestrácala sa účinnosť počítačovej bezpečnosti, do ktorej mnohé firmy investujú značné finančné prostriedky, zamestnanci by mali dbať na zásady politiky „čistého stola“ a uplatňovať ich v celej firme najmä na miestach, kde sa môžu dôležité údaje vyskytnúť.
Ste zamestnávateľ a chcete, aby vďaka politike „čistého stola“ bolo vo Vašej firme príjemné pracovné prostredie ako základ výkonnosti Vašich zamestnancov, či zavedenia prvkov bezpečnosti na pracovisku?
Skúsenosti môžete čerpať aj z japonskej metódy 5S (6S), ktorá má za cieľ urobiť poriadok na pracovisku. Jej koncept kladie dôraz na udržiavanie iba „potrebných“ vecí na pracovisku, a to iba na miestach, ktoré sú na to určené.
Japonská metóda 5S (6S) je koncipovaná z tradičných 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke), ktoré doplnilo šieste „S“ Shükan.
Pár rád ku krokom 5S
- Vytriediť – jeho základom je jasné rozlíšenie toho, čo je potrebné (bude ďalej udržiavané) od toho, čo je nepotrebné (bude vyradené). Pri separácii sú nasledovné kritériá:
- Vizuálne usporiadať – v tomto kroku je nutné potrebné veci usporiadať tak, aby ich mohol zamestnanec ľahko nájsť v prípade potreby, použiť ich a vrátiť na svoje miesto. Usporiadanie položiek sa robí podľa toho, ako často ich zamestnanec potrebuje. V kancelárii je potrebné určiť miesto, kde budú jednotlivé predmety, pomôcky a kancelárske potreby trvalo uložené a v akom množstve. Je ich nutné usporiadať a udržiavať na vymedzených miestach, aby nedošlo k hľadaniu, prípadne strate. Ak je už predmet poškodený, alebo opotrebený, vykoná sa jeho výmena/náhrada. O uložení vecí majú byť informovaní všetci zamestnanci odborného útvaru, aby ich nemuseli v prípade potreby zdĺhavo hľadať.
- Vyčistiť – svoj pracovný stôl a priľahlé plochy, skrine a odkladacie miesta je potrebné udržiavať v čistote. Neznamená to mať len utretý prach, či povysávaný koberec (to sú povinnosti upratovačky), ale dokumenty a pomôcky treba mať vytriedené, uložené a udržiavané v poriadku. Je chybou, keď sa prebytočné veci na stole hneď odložia do šuplíka/skrine. Pred týmto úkonom ich treba pretriediť. Nepotrebné, poškodené veci a dokumenty treba vyradiť alebo uložiť na iné/vopred určené miesto. Taktiež je potrebné určiť zodpovednú osobu za každé úložné miesto vo firme.
- Vybudovať štandardy – štandardy napomáhajú k udržiavaniu vyššie uvedeného postupu a zabraňujú zhoršeniu dosiahnutého stavu. Ich význam spočíva najmä v tom, že sa vyčistením pracoviska zlepší pracovné prostredie tak, aby každý zamestnanec mohol nielen podávať vyššie pracovné výkony, ale aby sa v práci aj dobre cítil. Štandardmi a udržiavaním predchádzajúceho postupu sa zabezpečí prevencia vzniku nepotrebných dokumentov, zachovanie poriadku a v neposlednom rade stanovenie spôsobov prevencie znečistenia.
- Vylepšovať dosiahnutý stav – úlohou manažmentu je trénovať ľudí k dodržiavaniu dohodnutých štandardov, ktoré sa postupom času musia dostať ľuďom do krvi a stať sa zvykom a samozrejmosťou v každodennej práci.
Ako máte postupovať pri implementácii 5S (6S)?
A na čo netreba zabudnúť?
Kontrolu čistého a organizovaného priestoru pracovísk musíte vykonávať priebežne, v pravidelných termínoch a v rovnakom zastúpení (aby sa udržal rovnaký stupeň objektivity). Dosiahnutie zavedenia politiky „čistého stola“ je vo finálnej fáze spojené s javmi, kedy ľudia začínajú ochotnejšie pracovať v tímoch, sú dochvíľni a precízni, vzájomne sa viac počúvajú, jednajú vždy s úsmevom, orientujú sa na neustále zlepšovanie a najmä MAJÚ VZŤAH LOJALITY S VLASTNÝM PRACOVISKOM A FIRMOU.
autor: Silvia Mačkay (TREXIMA Bratislava, spol. s r. o.)
