MODUL 6

Personální informační systém



1.Cíl práce s personálním informačním systémem

Úspěch organizací závisí z velké části na lidech, kteří jsou v ní zaměstnaní. Proto je s nimi nutné pracovat jako s cenným kapitálem. Personální agenda zahrnuje celou řadu činností, jejichž zjednodušení či automatizaci umožňují právě různé personální informační systémy. Při jejich zavádění je nezbytné vycházet z reálných potřeb organizace a myslet především na jejich přínos pro zaměstnance.

Základem celofiremního systému pro řízení lidských zdrojů je tedy personalistika, protože průsečíkem všech souvisejících agend je zaměstnanec a s ním spojené procesy a data. Moderní personalistika musí podporovat kompletní cyklus práce personalisty, která začíná náborem a výběrem zaměstnanců, evidencí životopisů a došlých reakcí, pracovních smluv a pokračuje záznamem dostupných zaměstnaneckých dat nejen pracovní ale i osobní a citlivé povahy. V průběhu pracovněprávního vztahu pak personální informační systém zpracovává evidenci dalších dat jako vedení zákonem stanovených školení a požadavků na vzdělávání, hodnocení a související odměňování, mzdové a platové postupy atd. Správa zaměstnaneckých dat pak končí s ukončenímpracovněprávního vztahu, vystavením dokumentů souvisejících s jeho ukončením (v případě pracovního poměru a dohody o pracovní činnosti), vystavením potvrzení o zaměstnání a dalších dokladů. Vzhledem k předcházejícím informacím však nesmíme opomenout i agendu související s péčí o zaměstnance v mimoevidenčním vztahu – rodiče zaměstnaní ve společnosti, kteří jsou na mateřské či rodičovské dovolené se tak stávají stále více středem pozornosti a zaměstnavatelé již nemusí na péči o ně pamatovat mimo evidenci v personálním informačním systému. Nyní lze vše propojit a agendu efektivně a rychle zpracovávat za pomoci nástrojové podpory.

Jedním z prvních jednotných personálních informačních systémů v ČR byla tzv. Jednotná evidence pracujících. Tu v 80. letech nahradil Subsystém práce, mezd a sociálních věcí v rámci jednotné údajové základny organizací (JÚZO). V tomto systému se vedly o zaměstnancích podrobné informace jako např.: základní osobní údaje, kvalifikace, vzdělání, pracovní zkušenosti, sociální zázemí, zdravotní stav, údaje nezbytné  ke zpracování mezd, důchodového pojištění, daňových odvodů, vyplácení nemocenské, atd. Stejná data zpracovávají personální informační systémy (dále HRIS z agl. Human Resource Information System) dodnes.

První HRIS se objevily v 80. letech, ale jejich rozšíření se datuje až o deset let později. Díky tomuto principu bylo možné mnohé personální procesy zautomatizovat a tím snížit náklady, nutnost papírové dokumentace a zefektivnit vyhledávání potřebných dat.

Je třeba si však připomenout, že stále existuje „papírová“ personální dokumentace, která je tou digitální zatím nenahraditelná (je vyžadována legislativou). Jsou to např. pracovní smlouvy, změny pracovních podmínek, odměňování, pracovní úrazy, potvrzení o kvalifikaci apod. a nestačí je mít pouze v HRIS zadané, ale je nutné vést zaměstnanecké složky a dokumentaci.

Hlavní výhodou moderních HRIS je však to, že s nimi mohou pracovat nejen specialisté personalistiky nebo mzdové účetní, ale také většina zaměstnanců organizace. Jedná se například o takové personální procesy, jako je odměňování zaměstnanců (přístup ke svému výplatnímu lístku), hodnocení pracovního výkonu nebo evidence docházky aj. Co je však nejdůležitější, je zajištění možnosti přístupu pro vedoucí zaměstnance do aktivních složek takových HRIS k vybraným personálním údajům podřízených a k dalším personálním údajům potřebných pro efektivní vedení, motivaci zaměstnanců a naplňování cílů organizace.

2.Specifika cílové skupiny

Zaměstnanci pečující o dítě a zaměstnanci vracející se z MD nebo RD jsou často skupinou, se kterou se specificky v průběhu jejich doby odloučení od podniku nepracuje, i přes všechno, co již bylo dříve uvedeno v předcházejících kapitolách. Jak jsme již uvedli, zaměstnavatel by měl využívat potenciál všech svých zaměstnanců včetně těch, kteří dočasně nejsou v aktivním pracovním procesu právě z důvodu péče o dítě. S ohledem na požadavky, kterými se může zaměstnavatel řídit při práci s cílovou skupinou, uvádíme především tu výhodu, že při vytvoření a zajištění podmínek sladění soukromého a pracovního života získává zaměstnavatel nejen větší prestiž, ale zároveň udržuje na vysoké hladině motivaci všech svých zaměstnanců a vytváří tak dobré jméno své vlastní značky nejen mezi zaměstnanci ale i mezi širokou veřejností. Moderní přístup personalistiky k cílové skupině skutečně doporučuje nepřerušit práci s rodiči ani v okamžiku, kdy nejsou denní součástí podniku.

Jak ale zajistit, aby péče o cílovou skupinu nebyla pouze administrativní zátěží pro personální oddělení, případně vedoucího zaměstnance a zároveň mít jistotu, že vykonávané aktivity skutečně efektivně naplňují svůj cíl? V následujících bodech připomínáme, co všechno může zaměstnavatel zohlednit při svých úvahách.

  • již před odchodem na mateřskou dovolenou, kdy zaměstnankyně informuje zaměstnavatele o změně stavu a plánu odchodu na MD, je třeba tyto informace nějak zpracovat, respektive zadat například do informačního systému nebo minimálně poznačit do osobní složky, což ale při větším počtu zaměstnanců nemusí nutně znamenat, že na tuto informaci nezapomeneme v okamžiku, kdy již maminka bude opravdu odcházet a řešit předávání pracovních pomůcek
  • jako zaměstnavatel dbající na péči o zaměstnance bychom měli poskytnout zaměstnankyni aktuální informace o možnostech délky trvání mateřské, resp. rodičovské dovolené a s nimi spojené finanční otázky, čerpání dovolené před nástupem na MD, o možnosti požádat zaměstnavatele o poskytnutí dovolené tak, aby navazovala na skončení MD, přičemž zaměstnavatel je povinen této žádosti vyhovět, a dále poskytnout informaci o  lhůtě, po kterou bude matce drženo její stávající místo a o postupu v případě návratu z RD, kdy je zaměstnavatel povinen zařadit zaměstnankyni podle pracovní smlouvy atd. Opět všechny tyto údaje mohou být již poznačeny v HRIS tak, aby personalista mohl například použít pro komunikaci šablony a nemusel tak pokaždé znovu vymýšlet text, dohledávat informace či kontrolovat, zda nezapomněl sdělit nastávající mamince aktuality týkající se jejího zaměstnání, zde doporučujeme využít vzor příručky pro maminky a tatínky a aktualizovat ji podle potřeb zaměstnavatele
  • je také vhodné domluvit způsob komunikace se zaměstnankyní během mateřské, resp. rodičovské dovolené, poznačit si kontaktní údaje, zájem rodiče dostávat informace o firemním dění i během odloučení od podniku a podobně, zde opět může usnadnit následnou komunikaci personální systém a využití přednastavených šablon

Množství administrativní zátěže při zpracování osobních dat a zajištění plné informovanosti jak zaměstnance, tak vedoucího včetně personalisty lze redukovat a zefektivnit pomocí využití informačního systému a vytvoření šablon, které by bylo možné pro běžnou komunikaci s cílovou skupinou využívat jednotně nebo individuálně v závislosti na potřebách organizace nebo zaměstnanců. V rámci této kapitoly navrhujeme vytvoření takového modulu v HRIS, který by agendu péče o rodiče odloučené od podniku dokázal podporovat a usnadňoval tak přístup nejen k potřebným datům všem zainteresovaným osobám, ale i zefektivňoval náročnost na zpracování agendy.

3.Metodický popis problematiky práce s personálním informačním systémem

Základními požadavky na uživatelské rozhraní, které umožňují takový přístup k HRIS, je jednoduchost a intuitivní ovládání bez potřeby složitého školení. Zaměstnanci obvykle totiž přístup k HRIS využívají spíše příležitostně na rozdíl od personalistů či mzdových účetních a z tohoto důvodu není vhodné zavádět do společnosti složitý systém ovládání vyžadující náročné zaškolení.

Podle uvedených požadavků je jasné, že z hlediska uživatelského rozhraní jednoznačně v současnosti vítězí intranetový portálový přístup, tedy přístup zaměstnance z jedné vstupní obrazovky intranetu ke všem pro zaměstnance relevantním personálním údajům. Přístup prostřednictvím internetového prohlížeče nevyžaduje složité školení, surfování na internetu se také nikdo nemusí příliš dlouho učit. Nakolik jsou pak intuitivní i další funkcionality systému, tedy nastavitelné prvky umožňující různé operace s daty, je otázka nastavení systému. Abychom zajistili aktuálnost dat v HRIS, je nutné mít k dispozici personální databázi dat, ze kterých se námi vyhledávané informace načítají a zpracovávají.

Cílem práce s HRIS je tedy zajištění rychlého přístupu ke všem vyhledávaným personálním údajům o zaměstnancích, které jsou co nejaktuálnější a se kterými se dá dále pracovat například ve formě reportů, grafů, zasílání notifikací o změnách na konkrétní osoby atd.

Pro lepší ilustraci všech možností a oblastí personalistiky, při kterých lze využít HRIS, uvádíme jádro HRIS a názvy jednotlivých modulů, které je možné v jedné aplikaci obsluhovat.


Struktura moderního HRIS
(http://www.systemonline.cz/hrm-personalistika/personalni-informacni-system-budoucnosti.htm)

Pokud bychom se na věc podívali z pohledu personálních procesů, které se v rámci personální agendy obvykle běžně zpracovávají nejen ve velkých nadnárodních korporacích, ale v určité modifikaci také i v menších či středních firmách, je nám jasné, o jak velký objem zaměstnaneckých dat se jedná. Nezbytná kartotéka a osobní dokumentace zaměstnanců se stává složitější na zpracování s přibývajícím počtem zaměstnanců a zde se mohou ke slovu dostat právě již zmiňované informační systémy schopné velkoobjemového zpracování dat během několika málo sekund.


Řízení lidských zdrojů jako součást ERP koncepce
(http://www.systemonline.cz/hrm-personalistika/personalni-informacni-system-budoucnosti.htm)

3.1.Implementace HRIS systému

V okamžiku, kdy se organizace rozhodne zavést v rámci ERP HRIS, musí si stanovit především účel a cíl, který má personální informační systém plnit, zodpovědnou osobu, která sestaví požadavky a bude dále komunikovat s vedoucím projektu na straně dodavatele. Ten vám obvykle zreviduje vaše představy a seznámí vás s tím, jak bude projekt probíhat a jaká potenciální rizika vás mohou potkat. Problémem je obvykle to, že na začátku nemusíme mít jako zadavatel jasnou představu o implementaci firemního informačního systému. Samozřejmostí je smluvní zakotvení podmínek, požadavků, termínů, lhůt a také vypracování tzv. „studie proveditelnosti“ především v případech, kdy máte vysoké a specifické požadavky a dodavatel například zatím není schopný navrhnout přesný postup řešení. Klíčem k úspěchu je personální zajištění osob jak na straně zákazníka, tak na straně dodavatele – úloha obou spočívá ve vedení projektu a vzájemné spolupráci a komunikaci po celou dobu trvání projektu.

První fází projektu implementace informačního systému je pak vytvoření analýzy požadavků zákazníka. Výsledkem je dokument, jenž přesně popisuje, které oblasti a procesy budou řešeny a jakým způsobem. Součástí analýzy je například i popis uživatelských rolí. Čili definice kompetencí ve vztahu k informačnímu systému, což je podkladem pro nastavení přístupových práv jednotlivých uživatelů. Další důležitou součástí analýzy požadavků je otázka importu dat. Je nutné definovat, která data, v jakém množství a v jakém čase bude nutné do nového systému importovat. Přitom některé číselníky, jako například organizační strukturu, je možné importovat s předstihem, zatímco jiná data, například stavy účtů a tzv. otevřené položky lze importovat až v rámci nájezdu do ostrého provozu. Důležitým faktorem pro úspěšný převod dat do nového systému je jejich kvalita. Tím je myšleno, že data mají být „vyčištěná“, zbavená duplicit a jiných nekonzistencí. Toto by si měl zajistit zákazník. Po obdržení dat v požadované struktuře a kvalitě dodavatel provede import do nového systému. (http://www.systemonline.cz/erp/nez-zacnete-implementovat-erp-system.htm) Další následná práce je již na straně uživatele, který v rámci pilotního ověření správnosti jednotlivých funkcionalit systému a kontroly dat ověří, zda projekt naplnil očekávání nebo zda je nutné dodat další programové úpravy či odladit jiným způsobem fungování.

Na co bychom tedy měli při výběru a implementaci HRIS systémů dát největší pozor? Především na schopnost systému pracovat s obrovským množstvím personální a osobních dat v požadovanou chvíli i ze strany více uživatelů. Lze také dopředu odhadnout míru vytíženosti systému v jednotlivých obdobích měsíce – například při mzdových uzávěrkách nebo při náboru nováčků na začátku každého měsíce, kdy v systému kontinuálně zpracovává i více osob podobné typy dat ve větším objemu. Znovu se také vracíme ke sdílení dat nejen mezi personalisty a mzdovými účetními, ale i mezi zaměstnanci a jejich vedoucími – schopnost rychle a efektivně najít požadovaná data a provést s nimi potřebné úkony je samozřejmým požadavkem. Nesmíme ani opomenout správu dat a HRIS z pohledu IT zajištění služeb především při nepříjemných situacích, kdy nám systém „vypadne“, ztratíme zadávaná data chybným úkonem v systému nebo potřebujeme programové úpravy pro zajištění nových služeb a funkcí, které nebyly primárně obsahem systému. V těchto a dalších případech je nutné mít administrátorskou podporu opravdu téměř nadosah. Při rámcových změnách systému ze strany dodavatele, kdy se dělá tzv. upgrade služeb (čili obnovení, zlepšení, zkvalitnění poskytovaných funkcí systému) je vhodné mít vyčleněno a vymezeno smluvně, kdy je možný externí zásah dodavatele do systému, aby nebyl ohrožen provoz databáze v okamžiku, kdy zpracováváte např. již zmiňovanou mzdovou agendu apod.  Užitečné je si také zjistit, zda náš dodavatel podléhá v oblasti poskytování soukromých informací policejním a bezpečnostním složkám a daňovým a finančním auditorům nějakým povinnostem. Pro pozdější změnu dodavatele a přechodu na nový systém z jakýchkoliv důvodů doporučujeme smluvně podchytit podmínky, které vám v takových situacích zaručí přístup k vašim datům, popsaným procesům, dodatkům ke zdrojovému kódu atp.

3.2.Možnosti integrace HRIS do ERP systému

Pro řešení celého ERP systému (z angl.. Enterprise Resource Planning – podnikový informační systém) včetně HRIS má organizace dvě základní možnosti. Může volit celý ERP systém od jednoho dodavatele, toto řešení se pak označuje jako all-in-one (vše v jednom). To je ale často nereálná varianta, protože řešení HRIS není dostatečně propracované nebo neodpovídá legislativě. Druhou možností je výběr HRIS od specializovaného dodavatele, které se označuje jako best-of-breed (nejlepší z rodu).

Protože při výběru HRIS je obvyklé volit druhou možnost, tedy řešení od specialisty na oblast řízení lidských zdrojů, je důležitá otázka integrace HRIS do ERP systému. Tady platí, že HRIS je zdrojem personálních údajů pro celý ERP systém a je třeba řešit rozhraní HRIS na ostatní moduly ERP systému a dalších systémů, které organizace využívá. (http://hn.ihned.cz/c1-38458620-jaroslav-smarda-kam-smeruji-systemy-hris)

3.3.Nové aplikace systém HRIS

3.3.1.Talent Management

V současné době trendy při vývoji HRIS architektury směřují k tlaku personalistů a vedení organizací na směřování, hodnocení a kontrolování pracovního výkonu zaměstnanců. Kvůli důrazu na zvyšování výkonnosti zaměstnanců především prostřednictvím zaměření na schopnosti a talent zaměstnanců bývají tyto aplikace souhrnně označovány jako Talent Management.

3.3.2.Selektivní outsourcing

V oblasti řízení lidských zdrojů je trendem také selektivní outsourcing některých personálních funkcí, jako je například zpracování mezd zaměstnanců, kdy firma zadá zakázku zpracovávání dat do externí společnosti specializované na konkrétní zpracování dat a příslušnou agendu.

3.3.3.Péče o zaměstnance v mimoevidenčním stavu

V rámci projektu Jsme v tom spolu, přicházíme s novou funkcionalitou a moduly HRIS a to se zaměřením na péči o maminky a tatínky na mateřské a rodičovské dovolené, více je uvedeno v kapitole 4.

3.3.4.Cloudové služby

Dalším trendem při práci s HRIS je postupný přesun provozu informačních systémů z firemních sítí k profesionálním provozovatelům IT služeb, takže organizace sama není zatížena velkým IT oddělením a procesy správy dat, protože službu jí poskytuje externí provozovatel. S tím souvisí požadavky na architekturu a platformu informačních systémů, která musí umožnit přístup prostřednictvím internetu a musí být schopna obsloužit více zákazníků v rámci jedné aplikace. Vytvoření takové aplikace je obecně náročné, zvláště z důvodu zachování požadované vysoké bezpečnosti dat, se kterými externí firmy pracují, přece jen jsou to osobní a citlivá data našich zaměstnanců. Rizika hrozí nejen z důvodu uložení dat různých firem do jedné sdílené databáze, ale i z principu sdíleného kódu. Personální informační systémy obsahují osobní a citlivé údaje a bezpečnost těchto dat je přirozeně vysokou prioritou. Na druhou stranu je nespornou výhodou právě to, že organizace není zatížena žádným IT aparátem a rozsáhlým počtem pracovníků, kteří musí data zpravovat – službu si koupí od externího poskytovatele včetně dalších funkcionalit a alternativ.

3.3.5.Mobilní aplikace

Dalším trendem je mobilní přístup k aplikacím prostřednictvím tabletu nebo mobilního telefonu (smartphonu) s využitím mobilní aplikace, případně s nižším komfortem s využitím mobilního webového prohlížeče.

3.3.6.Systém včasného upozornění

Jako velmi vysoko hodnocená funkcionalita HRIS je především systém včasného a průběžného upozorňování na důležité termíny, jako jsou končící pracovní poměry, zkušební doby, požadavky na zdravotní prohlídky, zákonná školení, certifikace apod., jejichž zasílání lze naprogramovat na konkrétní e-mailové adresy, a tak se nejen personalista, ale i zaměstnanec či vedoucí může dozvědět o aktualitách týkajících se pracovního poměru. Zde opět v souvislosti s navrženým způsobem zpracování dat cílové skupiny matek s dětmi uvádíme níže možnosti, které by takovýto HRIS modul přinesl.

3.3.7.Interaktivní práce a snadné opravy

Všechna vstupní data a vypočtené hodnoty by měly být vždy uloženy s celou historií, lze tak prohlížet data a vytvářet sestavy za libovolné období. Nezbytná je ale také schopnost systému provést opravu např. mzdových složek, náhrad a nepřítomností do minulosti, pokud tyto položky nebyly v příslušném období zadány, nebo byly zadány chybně. Opravy z minulých období se automaticky přepočtou do běžného období a tak dostáváme aktuální přehled o skutečné situaci v momentě, kdy data hledáme a chceme s nimi pracovat. (http://www.systemonline.cz/hrm-personalistika/zmeny-softwaru-pro-rizeni-lidskych-zdroju.htm)

4.Popis procesu: Práce s personálním informačním systémem

Jak vyplývá z výše uvedeného, cílová skupina zaměstnanců odloučených od podniku během MD nebo RD vyžaduje určitý přístup nejen v rámci řešení personálního plánování lidských zdrojů, ale zároveň také s ohledem na péči o stávající zaměstnance, jimiž jsou i rodiče. V následujícím textu uvádíme způsoby personální práce a především komunikace, kterou může zaměstnavatel aplikovat při práci s cílovou skupinou za použití navrženého nadstandardního modulu v rámci HRIS.

Personální modul HRIS, říkejme mu MAMINKA, by měl obsahovat následující typy dat:

  • Osobní číslo / rozlišovací kód zaměstnance
  • Jméno a příjmení zaměstnance
  • Titul
  • Datum narození
  • Datum zahájení pracovního poměru
  • Typ pracovněprávního (DPP / DPČ / PS), příp. jiného vztahu
  • Délka pracovněprávního vztahu (na dobu určitou / neurčitou)
  • Výše úvazku (rozsah hodin – např. zkrácený úvazek)
  • Pracovní pozice
  • Útvar firmy
  • Přímý nadřízený
  • Kontakt – email
  • Kontakt – telefon
  • Adresa bydliště
  • Číslo bankovního účtu
  • Základní mzda
  • Čerpané a nárokovatelné benefity
  • Datum odchodu na mateřskou dovolenou a návratu z mateřské dovolené
  • Datum nástupu na rodičovskou dovolenou a datum předpokládaného návratu z rodičovské dovolené
  • Plánovaný úvazek po návratu
  • Plánovaná pozice po návratu
  • Plánovaný přímý nadřízený + včetně útvaru
  • Údaje o zastupujícím zaměstnanci/zaměstnancích (v případě řetězení pracovních poměrů)
  • Jméno a příjmení dítěte (i více dětí)
  • Datum narození dítěte
  • Pohlaví dítěte
  • Uplatnění slevy na dani
  • Uplatnění slevy na manželku

Takováto osobní karta zaměstnankyně by zajišťovala dostatečný přehled nejen o potřebných datech jako je délka trvání mateřské či rodičovské dovolené, ale také kontaktní údaje pro následnou komunikaci, jak je uváděno v modulu 2.

Kromě personálních dat by modul MAMINKA v rámci HRIS mohl zajišťovat i další činnosti související s touto agendou. Níže uvádíme jednotlivé záložky, které by systém mohl obsahovat a jejich charakteristiku.

4.1.Záložky

4.1.1.Knihovna dokumentů

Knihovna dokumentů by obsahovala metodickou a teoretickou podporu personalisty a vedoucího zaměstnance pro práci s cílovou skupinou. Uvádíme stěžejní kapitoly dokumentů, mezi kterými by šlo interaktivně vyhledávat podle klíčových slov:

  • Práva a povinnosti maminky
  • Práva a povinnosti zaměstnavatele
  • Legislativní nařízení související s agendou cílové skupiny
  • BOZP
  • Doba mateřské dovolené
  • Pravidla čerpání zůstatkové a řádné dovolené
  • Doba rodičovské dovolené
  • Návrat do pracovního procesu
  • Ukončení pracovního poměru
  • Příručka pro nastávající maminky/tatínky s obsahem uvedeným v předchozích modulech
  • Související předpisy BOZP

4.1.2.Databáze zaměstnanců (rodičů)

Databáze obsahuje data zadaná personalistou či vedoucím zaměstnancem do systému viz výše, kde lze omezit přístupová práva pro dedikovanou skupinu zaměstnanců tak, aby například jen personalista či mzdová účetní měli plný přístup ke všem datům a mohli je volně evidovat, aktualizovat, reportovat atd., zatímco nadřízený zaměstnankyně odcházející na MD by mohl zadat pouze určité typy dat (například očekávaný návrat dle dohody atd.). Každý zaměstnanec by tak měl kartu, kde jsou údaje členěny dle fáze, v níž se nachází (např. těsně před odchodem na MD, na MD, v rámci přechodu na RD či před návratem do zaměstnání). Podle těchto fází by si mohl personalista data volně filtrovat a vytvářet tak seznamy nebo reporty podle aktuálního stavu a činností, které je třeba v této agendě udělat.

4.1.3.Seznam aktivit

Další funkcionalitou modulu MAMINKA je seznam aktivit, které zajistí podporu komunikace rodičů na MD nebo RD se společností. Jednotlivé aktivity by pak bylo možné upravovat v závislosti na termínu a typu komunikace, o který máte zájem. Personalista by tak měl k dispozici interaktivní šablonu pro různé typy zasílání notifikací či zpráv tak, aby firma zajistila efektivní informovanost svých zaměstnanců dočasně odloučených od podniku a posílala tak jejich loajalitu a ochotu se o podnik zajímat i v momentě, kdy nejsou jeho aktivní součástí. Seznamy by zároveň byly propojeny s databází zaměstnanců, aby bylo možné vybrat, komu chceme notifikaci či e-mail s textem či pozvánkou pozvat. Zde uvádíme typy aktivit:

  • Pozvánka na výstupní pohovor před odchodem na MD
  • Pozvánka na workshop pro zaměstnankyně na MD, kde jsou pravidelně informovány o novinkách ve firmě, aktuálních možnostech práce na zkrácený úvazek a HR problematice
  • Pozvánka na firemní oslavu
  • Pozvánka na vánoční večírek
  • Pozvánka na sportovní akce pro rodiče na RD s dětmi
  • Zasílání firemních aktualit v podobě e-mailu či zprávy
  • Zasílání přání k narozeninám
  • Zasílání přání k narozeninám dítěte
  • Zasílání přání ke Dni matek, k Velikonocům, k Vánocům atd.
  • Výzva ke splnění zákonem stanovených podmínek (pozvánka na vyplnění ročního zúčtování záloh na daně, zaslání rodného listu dítěte, požadavek na čerpání zůstatkové a řádné dovolené, nahlášení doby ukončení RD atd.)

4.1.4.Personální plánování

Tento modul by usnadnil především personální plánování a zajištění náhrad za zaměstnance odcházející na MD/RD. V okamžiku, kdy by personalista vložil do databáze nový záznam o mamince, mohl by si dále kontrovat evidenci veškerých pracovněprávních dokumentů a následných aktivit, které je třeba v rámci této agendy zajistit. Výhodou by pak rozhodně byla i funkce vytváření sestav dat o maminkách, které v určitém časovém horizontu odcházejí na MD či přecházejí na RD či plánují návrat do práce. Tyto typy informací by pak bylo možné reportovat vedoucímu zaměstnanci a zajistit tak včasnou informovat o následných aktivitách, které přijdou v rámci personálního plánování.

  • sestava maminek, s nimiž se musí počítat, možnost odeslat informaci aktuálnímu (plánovanému) vedoucímu, že se mu v určitém časovém horizontu do týmu vrací rodič z MD/RD
  • odeslání standardizované informace na vedoucího zaměstnance, že maminka X, se k datu Z vrací do práce na úvazek v rozsahu Y
  • odeslání informací o postupu pro návrat do práce včetně informace o povinnosti vyslat zaměstnance na lékařskou prohlídku
  • odeslání informace ohledně postupu v případě zastupujícího zaměstnance
  • zpracování statistiky pro účely plánování

4.1.5.Vzdělávání a rozvoj

Zde by mělo být hlavní přidanou hodnotou možnost plánování vzdělávání dle typové pozice, do níž se maminka vrací a díky tomuto modulu by měl být vedoucí zaměstnanec nebo personalista schopen jí akce rozplánovat a poslat jí pozvánku. Z tohoto modulu by mohli mít rodiče zároveň přístup na externí portál pro zajištění informovanosti o novinkách ve firmě atd. Dále uvádíme typy vzdělávacích aktivit:

  • Pozvánka na AC
  • Informace k adaptačnímu programu po návratu do zaměstnání
  • Zasílání individuálních plánů osobního či pracovního rozvoje během času na MD, RD
  • Zasílání plánů postupného návratu do zaměstnání
  • Informace k povinnému vzdělávání (BOZP + další aktivity po návratu do zaměstnaneckého poměru jako např. setkání s vedoucím zaměstnancem, setkání s personalistou, seznámení se změnami v  organizační struktuře atd.)
  • Interní odborná povinná školení
  • Pozvánka do E-learning

5.Příležitosti a rizika

Personální práce s cílovou skupinou přináší především výzvy – jak z pohledu zaměstnavatele, tak z pohledu zaměstnance. Jednoznačně můžeme zhodnotit příležitosti, které se v rámci zaměstnávání rodičů nabízí, a to především kvůli vysoké motivaci a ochotě zapojení se zpět do pracovního života z pohledu rodičů. Jak již bylo uvedeno, snížení nákladů na náborový proces, nižší míra fluktuace a vysoká loajalita jsou pouze základní ukazatele podporující argumenty pro zaměstnávání maminek a tatínků s ohledem na jejich potřeby slaďování soukromého a pracovního života.

Zaměstnavatel tak má zodpovědnost za využití lidského potenciálu, který se nabízí s ohledem na rizika, která jsou se zaměstnáváním cílové skupiny spjata, a to především mnohdy nutnost upravovat pracovní úvazky, nastavovat skutečnou flexibilitu zaměstnávání, jinak rozdělovat práci, zajišťovat zástupnost, počítat s vyšší absencí zaměstnanců např. z důvodu péče o nemocné dítě a podobně. Největší výzvou tedy zůstává zpracování personální agendy související se zaměstnáváním matek a rodičů na mateřské či rodičovské dovolené. Pokud již organizace zpravuje v nějaké sofistikované podobě zaměstnanecká data, je otázkou, na kolik již organizace má agendu týkající se zaměstnávání osob z cílové skupiny, rozsáhlou – zda se objevují první maminky odcházející na MD nebo RD nebo již personalisté a vedoucí řeší návraty do pracovního poměru, přesuny pracovních pozic atd. Je třeba, aby každá organizace zvážila, nakolik je pro ni využití HRIS důležité a užitečné, kolik času se stráví nad prací s cílovou skupinou v okamžiku, kdy jako jediné pomocníky máme Word nebo Excel… Budování a implementování HRIS, jak jsme již naznačili, není rozhodně jednoduchou záležitostí, příležitostí je ale rozhodně obrovská variabilita systému a možnosti zpracování dat v takové podobě, v jaké nám to jiné nástroje neumožňují. Problematické může být, spíše než samotná implementace HRIS, zadávání dat do již existujícího ERP, vytváření nových procesů a podmínek, za kterých se agenda mateřských a rodičovských dovolených zpracovává. Zde rozhodně vidíme rizika související především s IT otázkami a integrací všech potřebných dat, na druhou stranu pozitiva práce s HRIS rozhodně převažují nad riziky.

V předcházejících modulech uvádíme doporučení, jak využít příležitosti a eliminovat rizika v otázkách zaměstnávání cílové skupiny, řízení pracovního výkonu, motivace, odměňování, vzdělávání a mnoho dalšího, pro více informací si tedy prostudujte jednotlivé kapitoly.

6.Specifika v závislosti na typu organizace (velká vs. malá, výrobní vs. služby apod.)

V závislosti na typu organizace zde můžeme hovořit o několika specifických otázkách v souvislosti s využitím personálního informačního systému, na které je třeba znát odpovědi.
Bavíme se o společnosti, která má již zavedený standartní ERP a v něm HRIS modul?
Nebo je řeč o společnosti, která momentálně o zavádění personálního informačního systému teprve uvažuje?
A co teprve, když přijde řeč na počet zaměstnanců v cílové skupině? Zaměstnává společnost spíše ženy, má již v současné době velký počet maminek na mateřské či rodičovské dovolené? Jaký je výhled do budoucna?

Využití informačních systémů pro řízení lidských zdrojů je v českých organizacích skutečně velmi rozličné a pestré. Malé a středně velké výrobní a obchodní firmy si často vystačí jen se základním zpracováním mezd, jednoduchou personální evidencí, popřípadě aplikacemi určenými k řízení některých důležitých operativních činností, jako jsou výpočty a výkazy služebních cest. Opakem těchto firem jsou pak nadnárodní koncerny nebo vyspělé IT korporace, které kladou nejen velký důraz na realizaci všech důležitých subprocesů personalistiky, ale i jejich zakomponování do informačního systému. Na nejvyšší stupeň personálního řízení postupně přecházejí zejména podniky, pro něž je systematická práce s vlastními lidmi nezbytná k udržení konkurenceschopnosti. Volba funkčního personálního systému uzpůsobeného na míru potřebám organizace sníží množství administrativních činností a umožní personálnímu oddělení soustředit se na strategické řízení a plánování alokace zaměstnanců. Na trhu s personálními informačními systémy je z čeho vybírat. Dodavatelé v ČR specializující se na vývoj aplikací pro tuto oblast jsou již schopni pracovat téměř s každým druhem požadavků na funkce systému. Otázkou ale pořád zůstává, jaká je firemní kultura, nakolik je prostředí ve firmě nakloněno podporovat slaďování soukromého a pracovního života a také zda je jsou pro to vytvořeny vhodné podmínky.

Jak již bylo zmíněno, u organizace, u které je podíl zaměstnaných žen nižší, nebo věkový průměr zaměstnanců již nezasahuje do produktivního věku obvyklého pro plánování rodičovství, nemusí být zavádění HRIS systému a modulu Maminka tak, jak je popsaný výše, vůbec atraktivní nebo přínosný. Naopak ve větších společnostech, které již například mají své IT oddělení a správu dat, HR agendu zpracovávají ve svých systémech a jejich složení zaměstnanců predikuje očekávaný odliv maminek na mateřskou dovolenou, by mělo zvážit, jak takovou agendu s ohledem na naše doporučení zpracovávat.

7.Navazující problematika

Strategie řízení lidských zdrojů

Politika rovných příležitostí

Plánování lidských zdrojů

Řízení a hodnocení výkonu osob z cílové skupiny, motivace a odměňování

Vzdělávání a rozvoj zaměstnanců

Firemní kultura a komunikace

Péče o zaměstnance

8.Legislativní a jiná opora (klíčové prameny a zdroje literatury)

9.Formuláře a další přílohy (využitelné v praxi personalisty k dané problematice)

  • Pro tento modul nejsou k dispozici žádné formuláře ani přílohy


Tento produkt byl vyvinut firmou RPIC-ViP s.r.o. ve spolupráci s externími personalisty v rámci projektu „Jsme v tom spolu“ (CZ.1.04/3.4.04/88.00121),
který byl financován z prostředků ESF prostřednictvím OP LZZ.