Popisy pracovních míst jako základ efektivního řízení lidských zdrojů - Aktuální témata - SilnePracoviste.cz

Podle výsledků jarní studie HR Monitoru s názvem "Personální procesy ve firmách v ČR“ má popisy pracovních míst, jež spadají do zákonné/tradiční personalistiky, zpracováno 97% dotazovaných firem. Nicméně další čísla již hovoří o tom, že moderní personalistiku, jakou je hodnocení zaměstnanců, tvorba rozvojových plánů atp. již vykonává mnohem méně firem. Důvodů i příčin je jistě mnoho, ale jednou z nich může být také nevhodně připravený základ pro moderní personalistiku v podobě popisů pracovních míst.

Často jsou popisy pracovních míst připravovány ve velmi zjednodušené, ač ne zcela vyhovující podobě. Ve skutečnosti je to ale právě kvalitně zpracovaný popis pracovního místa, který může manažerům a společnosti ušetřit hodně práce a připravit solidní základ pro efektivní řízení lidských zdrojů.

Když chceme například vybrat pracovníka na nové pracovní místo - co k tomu potřebujeme? Správně a jednoznačně určené požadavky na danou pozici. Z čeho vycházejí tyto požadavky? Z dobře definovaného popisu činnosti. A kde tyto údaje najdeme? V popisu pracovního místa.

Podobně je to i s hodnocením zaměstnanců a plánováním jejich rozvoje. Abychom mohli rozvoj zaměstnance správně zacílit, je třeba znát kvalifikační požadavky pro konkrétní pozici – v tomto případě kompetence (měkké i odborné dovednosti) či vyžadované certifikáty. A kde tyto údaje najdeme? Ideálně v popisu pracovního místa.

Takových příkladů využití popisů pracovních míst by se dalo vybrat nespočet. Co by měl tedy popis pracovního místa v ideálním případě obsahovat a jak jej připravit?

Kromě základních informací jakými jsou název, zařazení v organizační struktuře a pracovní náplň v podobě pracovních činností, by měl popis pracovního místa zahrnovat také další důležité věci - požadavky na odbornost, které mohou být v podobě měkkých a odborných kompetencí či zákonných a doporučených certifikátů. Dále pracovní podmínky (místo výkonu činnosti, fyzikální, technické, organizační podmínky, bezpečnost práce), pracovní prostředky, odpovědnosti a také vazbu na klasifikaci povolání CZ-ISCO, která se může hodit k různým účelům jako např. pro srovnávání mezd, tzv. mzdový benchmarking.

Při tvorbě popisů pracovních míst je vhodné začít od definice pracovních činností, tj. od pracovní náplně. Z ní pak vycházejí další požadavky, ale hlavně kompetence ve smyslu dovedností. Pokud do popisu pracovních míst chceme zahrnout i jiné, než jen odborné dovednosti, např. měkké kompetence či obecné dovednosti, je třeba se na strukturu těchto kompetencí podívat jako na celek – kompetenční model firmy. Měkké kompetence a případné obecné dovednosti mohou zohledňovat firemní kulturu, a proto jejich výběr i definice popisů úrovní neboli vzorů chování, by měl být proveden pro celou firmu napříč všemi pozicemi. Naopak odborné dovednosti a znalosti se vždy vztahují k dané pozici, a proto jsou definovány přímo při tvorbě konkrétního popisu, ale i u těchto kvalifikačních požadavků se vyplatí systematizace.

Je jasné, že připravit kvalitní popisy pracovních míst pro celou firmu, a zároveň v nich udržet pořádek i po uplynutí několika měsíců od vytvoření není jednoduchá záležitost. Vyplatí se tedy využít dostupné zdroje. Jedním z takových zdrojů je např. Systém inteligentních databází, který nabízí již předefinované popisy cca 700 pracovních pozic, a to i s kompetenčním modelem, zákonnými a doporučenými certifikáty a novým fenoménem profesních kvalifikací, každý popis je také provázán s klasifikací CZ-ISCO. S těmito vzorovými popisy pozic lze pracovat přímo v personálním informačním systému a pouze je upravovat pro potřeby firmy, což přestavuje významnou úsporu času a námahy při tvorbě firemního katalogu a má nepochybně velkou výhodu při jejich aktualizaci – konec firemního katalogu vedeného v šanonu.

Moderní, přesný a spolehlivý systém popisu pracovních míst umožňuje manažerům, personalistům a HR specialistům lépe pracovat s lidmi, efektivněji je hodnotit či lépe vytvářet jejich kariérové a rozvojové plány. Kvalitní personální práce je základem pracoviště, kde lidé chtějí, umí a mohou podávat své nejlepší výkony.

Autor: Mgr. Kateřina Trokanová